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Posición: Tiempo parcial

Descripción: El asistente administrativo es un miembro valioso de la APA y un socio esencial para el director ejecutivo y el director de operaciones. El Asistente Administrativo es responsable de una variedad de tareas administrativas que garantizan el perfecto funcionamiento de la organización. El trabajo incluye la preparación de la comunicación con las partes interesadas internas y externas, la programación y preparación de reuniones y eventos, el pedido de suministros de oficina, el mantenimiento del inventario de mercancías, la supervisión del mantenimiento de los equipos y más. Esta persona piensa rápido y soluciona problemas, está altamente organizada y puede servir con confianza y competencia como la mano derecha de los dos puestos de liderazgo más altos de la organización. Este puesto tendrá un ambiente de trabajo flexible con la opción de trabajar de forma remota o en la oficina. La tasa de pago inicial es $17/hora.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:

  • Proporcionar apoyo administrativo continuo al CEO y al COO para garantizar el funcionamiento eficiente de sus departamentos.
  • Realiza tareas administrativas como archivar (digital e impreso), copiar, encuadernar, escanear y organizar la información esencial de los equipos ejecutivos.
  • Responde llamadas telefónicas, programa reuniones y coordina visitas/reuniones en el sitio para el equipo ejecutivo
  • Demuestra una comunicación educada y profesional por teléfono, correo electrónico y correo postal.
  • Realiza una variedad de tareas administrativas y de oficina, incluido el pedido de suministros, la apertura y distribución del correo y el procesamiento de documentos.
  • Gestionar el inventario de mercancías APA.
  • Gestión de pedidos y de inventario de uniformes de empleados, premios de reconocimiento y obsequios de aniversario.
  • Ayudar con la preparación para eventos en el refugio, agradecimiento al personal, salida anual del equipo, fiestas navideñas y reuniones, etc. (p. ej., pedir comida, asegurar reservas, gestionar confirmaciones de asistencia, preparar paquetes de reuniones, etc.)
  • Ayudar con la correspondencia a donantes, proveedores, voluntarios y otros grupos constituyentes.
  • Garantizar el funcionamiento del equipo completando los requisitos de mantenimiento preventivo, solicitando reparaciones y manteniendo inventarios de equipos.
  • Ayudar con las tareas de reconocimiento y administración de los donantes (p. ej., pedir etiquetas/placas grabadas, llamadas telefónicas a los donantes, etc.)
  • Otras tareas que le sean asignadas

Ejemplifica los valores fundamentales de la APA:        

  • Se comunica e interactúa con los demás de una manera que es educado y profesional.
  • Es respetuoso y cortés a otros. Asume las mejores intenciones y se ofrece a ayudar cuando sea necesario. Es receptivo a la retroalimentación y tiene conversaciones directas con sus compañeros de equipo cuando es necesario.
  • encuentra alegría y felicidad en el trabajo que se realiza en la APA.
  • Demuestra apoyo a los demás y valora las fortalezas de cada miembro del equipo.
  • Espectáculos compasión y empatía para personas y animales.
  • Es confiable y confiable. Se puede contar con él para realizar el trabajo con integridad.

Participa en la creación de una próspera Cultura de Filantropía en la APA mediante:

  • Conocer y apoyar los programas APA.
  • Compartir con nuestros huéspedes la pasión por el servicio a los animales, las personas y nuestra comunidad.
  • Servir de inspiración para todos los huéspedes al brindar un nivel ejemplar de cuidado de los animales y servicio al cliente.
  • Ser capaz de comunicar un caso convincente de apoyo que demuestre el impacto de la filantropía en la APA.

REQUISITOS FÍSICOS Y AMBIENTE LABORAL

  • Trabajo realizado de forma remota o en una oficina dentro de un refugio de animales.
  • Levantar/mover/transportar artículos ocasionalmente; debe poder levantar/transportar hasta 25 libras
  • Debe poder permanecer de pie durante largos períodos de tiempo cuando sea necesario.

CALIFICACIONES:

  • Diploma de escuela secundaria o su equivalente
  • 2 años de experiencia relevante.
  • Habilidades excepcionales de comunicación interpersonal, escrita y verbal, así como excelente etiqueta telefónica.
  • Debe poseer excelentes habilidades de servicio al cliente.
  • Debe tener sólidas habilidades de organización y una capacidad comprobada para manejar múltiples tareas en un entorno ajetreado.
  • Capacidad para cumplir plazos, gestionar múltiples proyectos y atención al detalle.
  • Habilidades informáticas competentes y capacidad para utilizar aplicaciones de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) y aprender rápidamente otro software, incluidos sistemas de bases de datos.
  • Disponible para trabajar con horarios flexibles, si es necesario.

ACERCA DE LA APA: La Asociación Protectora de Animales de Missouri (APA) es un líder innovador y progresista en bienestar animal, dedicado a unir a personas y mascotas, promover la educación humana y crear programas beneficiosos para el vínculo entre humanos y animales. Con una historia de casi 100 años en la región de St. Louis, la APA ayuda a más de 4000 mascotas a encontrar hogares seguros y amorosos cada año. Miles más reciben ayuda a través de programas de bienestar, extensión y apoyo que mantienen a las mascotas saludables y con las personas que las aman.

La APA se compromete a ser un lugar de trabajo diverso, inclusivo y equitativo donde todos los empleados y voluntarios se sientan valorados y respetados. Estamos comprometidos con un enfoque no discriminatorio y brindamos igualdad de oportunidades de empleo, crecimiento y avance en todas las áreas de la organización.

La cultura de la APA se basa en la confianza, la compasión, la responsabilidad, la alegría, el apoyo y el respeto. Invertimos continuamente en el crecimiento personal y profesional de los miembros de nuestro equipo y valoramos la innovación y las nuevas ideas que nos permiten satisfacer las necesidades de la comunidad a la que servimos. La APA ofrece salarios competitivos y un paquete integral de beneficios para apoyar la salud y el bienestar de nuestros empleados y sus familias.

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